அக்செஸ் – தகவல்களின் அடுக்கு மாளிகை

மைக்ரோசாப்ட் ஆபீஸ் கூட்டுத் தொகுப்பில் தகவல்களைக் கையாளக் கிடைக்கும் தொகுப்பு அக்செஸ் ஆகும். இதனை டேட்டா பேஸ் மேனெஜ்மென்ட் சாப்ட்வேர் (Database Management Software) என ஆங்கிலத்தில் அழைக்கின்றனர். அன்றாட வாழ்க்கையில் தகவல்களைக் கையாளாமால் இருக்க முடியாது. அலுவலகம் கிளம்பும் போது உங்கள் மனைவி இந்த சாமானெல்லாம் வாங்கி வாருங்கள் என்று தருகிறார். அதில் மூன்று பிரிவு இருக்கிறது.

உடனே தேவைப்படுவது, நாளை கூட வாங்கலாம் மற்றும் அடுத்த வாரத்திற்குள் வாங்க வேண்டும் என அவை வகைப் படுத்தப்படுகிறது. இப்படிக் கொடுத்தால் எப்படி; அத்தனையும் வாங்கி வருகிறேன் என்று சொன்னால் உடனே மளிகை முதலிலும் ஸ்டேஷனரி அடுத்தும் பவுடர், சோப்பு வகையறா அடுத்தும் எழுதிக் கொடுப்பார். அவர் மட்டுமா? நீங்களும் கூட எத்தனையோ தகவல்களை அன்றாட வாழ்வில் அடுக்கி பிரித்து வைக்கிறீர்கள். சாதாரண போன் புக்கிலிருந்து அலுவலக டேட்டா வரை அத்தனை சமாச்சாரங்களும் தகவல் தகவல் தான். இவற்றைப் பிரித்துப் பார்ப்பது நம் வசதிக்குத்தான். இந்த வேலையைத்தான் அக்செஸ் மூலம் நாம் பல வழிகளில் மேற்கொள்ளலாம்.

இந்த தகவல்களை அடுக்கி பார்ப்பது வர்த்தகர்களுக்கு மிகவும் தேவையான ஒரு செயலாகும். இதனால் பல முக்கிய முடிவுகளை எடுக்கலாம்.


வாடிக்கையாளர்கள் பற்றிய விபரங்கள், சரக்கு இருப்பு, வியாபாரம், கொள்முதல் எனப் பல வகையான தகவல்களைக் கையாள வேண்டிய திருக்கும். வர்த்தகச் சங்கங்கள், சமூக சேவை மையங்கள், பொது நல அமைப்புகள் ஆகியவை தங்களின் உறுப்பினர்கள் குறித்த தகவல்கள், மாற்றங்கள் ஆகியவற்றைத் தொடர்ந்து கண்காணித்து மாற்றங்களை மேற்கொண்டு செயல்பட தகவல்களைக் கையாளும் சாதனம் தேவை.

இவற்றை எல்லாம் மனதில் கொண்டு தான் பெர்சனல் கம்ப்யூட்டர் பயன்பாட்டில் தகவல்களைக் கையாள்வ தற்கான பல தொகுப்புகள் உருவாகின. ஆனால் இன்று அனைத்திலும் சிறப்பாக இயங்குவதும் பயன்படுத்தப்படுவதும் எம்.எஸ். ஆபீஸில் உள்ள அக்செஸ் தொகுப்புதான். தகவல்களைப் பதிந்து வைத்திட அடுக்கு (Structure) அவற்றைக் கையாள தீர்வு வழிகள் (கூணிணிடூண்) மற்றும் முடிவுகளைக் கொண்டு வழிமுறைகள் (Formulas) என அடிப்படையில் மூன்று வசதிகளைத் தருகிறது.

இன்னும் விரிவாகப் பார்க்கப் போனால் முதலில் தகவல்களைப் போட்டு வைத்திட டேபிள்களைத் தருகிறது. தகவல் வகைகளைப் பிரித்து நெட்டு வரிசைகளாகவும் படுக்கை வரிசைகளாகவும் போட்டு வைத்திட இந்த அட்டவணைகள் உதவுகின்றன. இவற்றை பீல்டு (Coloumn) மற்றும் ரெகார்ட் (Row) என அழைக்கின்றனர். பீல்டு என்பது ஒரு தனி டேட்டா.

எடுத்துக்காட்டாக என்றைக்கு கடைசியாக அரிசி வாங்கினீர்கள் என்பது ஒரு தனித்தகவல். அதனை எந்த கடையில் வாங்கினீர்கள், அதன் முகவரி, போன் நம்பர், பில் பணம் ஆகியவை இணைந்த தகவல் வரிசை ரெகார்ட் ஆகும். அடுத்ததாக இப்படியே பலவகையான செலவுகள் குறித்த தகவல்களை அமைத்துக் கொண்டே போனால் பல அட்டவணைகள் வரும்.

இவற்றை நாம் விரும்பும் வகையில் தொகுத்துப் பெற சில கேள்விகளை இந்த அட்டவணைகளுக்குக் கொடுத்துப் பெறலாம். இவற்றை Query என அழைக்கிறோம். எடுத்துக் காட்டாக பல ஒவ்வொரு மாதமும் அரிசிக்கு என செலவழித்ததை மட்டும் ஓர் ஆண்டுக்கு பார்க்க வேண்டும் என்றால் அதற்கான கேள்வியை அமைத்தால் இந்த தகவல் தொகுப்பு நமக்கு அளிக்கும். இவை மட்டுமின்றி தகவல்களை அட்டவணைகளில் அமைத்திட, தேவையான தகவல்களை வேண்டும் வடிவத்தில் அச்சடித்துப் பெற, இங்குள்ள தகவல்களை வேறு சாப்ட்வேர் தொகுப்புகளுக்குக் கொண்டு சென்று கையாள என அக்செஸ் பல்வேறு வசதிகளை நமக்குத் தருகிறது. இதுவரை இத்தொகுப்பை இயக்கிப் பார்க்காதவர்கள் இன்று இயக்கிப் பார்க்கலாமே!.